LES CHARGES DEDUCTIBLES OU NON

Un bon nombre de charges sont déductibles et pour cela doivent obéir à certaines obligations :

• elles traduisent une diminution de l’actif net, ainsi on doit distinguer les frais

généraux du coût de vos acquisitions,

• elles doivent se rattacher à une gestion normale,

• elles doivent être comptabilisées avec à l’appui des pièces justificatives.

Certains frais sont explicitement interdits de déduction comme les pénalités, certains impôts et les charges somptuaires. Bien entendu, les emplois fictifs sont interdits.

Si vous oubliez de comptabiliser certaines charges, vous pouvez réparer cet oubli, soit en adressant une réclamation auprès de l’administration fiscale dans les délais légaux, soit par compensation avec des redressements éventuels effectués sur la même période.

Comment déduire ?

Les frais généraux doivent être déduits sur l’année d’exercice à laquelle ils sont rattachés. On ne peut déplacer les frais à sa guise. C’est une dette certaine. Il s’agit de distinguer l’émission et la réception de la facture du paiement réel. Ainsi, une facture reçue et émise en décembre 2000 sera rattachée à l’année 2000, même si les délais de paiement sont au 28 février 2001. Les charges engagées et non payées au 31 décembre sont à prendre en compte dans l’établissement du bilan. Par contre, les charges de l’exercice correspondant à des achats de fournitures qui seront utilisées plus tard doivent être soustraites des charges de l’exercice par l’intermédiaire d’un compte spécial : ce sont des charges dites «constatées d’avance».

Les frais d’établissements

Ils comportent : les droits d’enregistrement, les frais de premier établissement qui correspondent aux frais de prospection et frais de publicité. Ils peuvent être déduits pour la totalité de leur montant sur l’année en cours, soit sur une période maximale de cinq ans suivant un amortissement de type linéaire allant de 2 à 5 ans.

Les achats

Ils sont comptabilisés hors TVA et comprennent à la fois le prix du produit et en même temps, le transport, l’assurance, le dédouanement. Il faut que ces achats soient livrés avant la fin de l’exercice pour pouvoir être pris en compte.

- Les charges externes

Il s’agit des loyers, du droit d’entrée, des redevances de location gérance, des frais d’entretien et de réparation, des primes d’assurances, des frais de recherche, des honoraires, des frais de publicité, des frais de voyage et déplacement, des frais de réception et des charges diverses de gestion.

- Frais de location

Les loyers sont bien sûr déductibles à condition qu’ils ne dépassent par la valeur réelle locative. Si vous souhaitez conserver l’immeuble qui vous appartient dans votre patrimoine privé, il est admit que vous puissiez vous servir un loyer qui sera déductible dans votre résultat mais en contre-partie il sera imposable dans la catégorie des revenus fonciers.

- Le droit d’entrée

(pas de porte)

Est en principe déductible. La déduction doit être répartie sur la durée du bail.

- Frais d’entretien et de réparation

Ce sont tous les frais engagés pour entretenir son local et non pour lui donner une valeur. Les dépenses de grosses réparations peuvent toutefois donner lieu à la constitution de provisions. Au cas où les travaux traduisent une augmentation de la valeur ou de la durée probable de l’utilisation des biens, les dépenses correspondantes devront être alors amorties.

Le Conseil d’Etat a précisé (15.10.90 n°72790) en outre que si cet amortissement était effectué, il devait l’être sur la durée totale d’utilisation du bien et non sur le temps résiduel d’utilisation.

Les dépenses immédiatement déductibles sont (liste non exhaustive) : peinture, papier-peint, menuiserie, vitrerie, réfection partielle des réseaux électriques et plomberie, les frais de ravalement, les remplacements de revêtements de sols.

Par contre sont amortissables :

• réalisation d’une installation de téléphone, chauffage, équipements contre le vol,

• dépenses de mises aux normes de chaufferie ou d’installation électrique,

• travaux importants d’agencement, de rénovation, de transformations ou d’agrandissement.

- Primes d’assurances

Ce sont l’assurance dommage (vol, incendie, …) la RCP, les assurances perte d’exploitation. La déduction est effectuée au prorata temporis (si l’échéance de votre assurance est le 15 juillet et que vous payez d’avance à cette date, vous devrez extourner le montant courant de l’année suivante du 01/01 au 14/07).

- Honoraires

Ils sont déductibles et doivent être déclarés chaque année sur la DADS 1 ou sur l’imprimé DAS2 si vous n’avez pas de salariés. Cela correspond aux travaux d’experts-comptables, d’avocats, …

- Publicité

Les frais sont normalement déductibles. Dans cette rubrique, les cadeaux d’entreprise sont à intégrer.

- Frais de voyages et déplacements

Ils sont déductibles quand ils sont certainement à caractère professionnel et justifiés par une note ou facture. Les frais de transport du domicile au lieu de travail sont déductibles dans les limites du raisonnable et en fonction des conditions de vie de l’intéressé et de sa famille.

En général, la distance maximale admise est de 40 km et un seul aller retour par jour. Mais il est possible de discuter si vous avez des arguments irréfutables.

- Frais de réception

Les repas d’affaire, les repas d’anniversaire liés à la vie de l’entreprise sont déductibles à condition que leur montant soit raisonnable et que vous puissiez prouver le caractère professionnel. Il est donc préférable de noter sur vos fiches de frais le nom des convives afin d’avoir une preuve de ce que vous avancez en cas de contrôle fiscal.

- Les frais divers de gestion

Les cotisations syndicales font partie de ce lot

En règle général tout est déductible quand c’est en rapport avec l’entreprise sauf certains impôts. Alors maintenant, vous êtes armés pour vous organiser afin que votre comptabilité soit prête à subir le vérificateur.

P.A. REGNARI